Après avoir vu une technique particulièrement efficace pour que les réunions démarrent à l’heure, regardons comment faire pour qu’elles se terminent à l’heure.
Une des approches est de considérer que l’horaire de fin est purement indicatif. Non pas que la réunion puisse déborder. Mais que sa durée puisse être réduite dès que les échanges ont eu lieu. Donc l’heure de fin n’est pas une cible à atteindre, c’est une limite à ne pas franchir.
Photo : Nicolas Éliard
Une réunion de 30 min. est planifiée ? Si au bout de 21 min. les échanges sont terminés, alors clôturer la réunion. Il est possible de remercier les participants pour leur efficacité, de valoriser le fait que la réunion a été courte. Et d’ancrer l’habitude de réunions courtes.
Et si après 30 min. les échanges ne sont pas terminés ? Clôturer la réunion aussi. Les 30 min. ont permis d’évoquer l’essentiel du sujet. Il sera possible de déterminer dans un second temps si l’organisation d’une seconde réunion sur le sujet est nécessaire. Ou pas.
Dans le cas de synchronisation récurrente, par exemple un point hebdomadaire entre deux équipes, la question ne se pose pas. Ce qui n’est pas dit aujourd’hui le sera la prochaine fois. Ce type de réunion n’a donc pas pour but « d’épuiser un ordre du jour », de chercher l’exhaustivité, mais uniquement que ne se créent pas dans le temps, des fossés informationnels et émotionnels.